Outlook y Teams estuvieron caídos casi 18 horas: qué se sabe y cómo montar un plan B de correo y comunicación

Jueves por la mañana. Outlook no carga, Teams no conecta y el equipo no sabe por dónde avisar a los clientes de que un pedido va con retraso. Así pasaron millones de usuarios la última caída global de los servicios de Microsoft, que según wwwhatsnew duró cerca de 18 horas. En muchas empresas el fallo dejó a la vista otro problema: correo, chat, videollamadas y agenda estaban en el mismo proveedor, y no quedaba ningún canal para coordinarse cuando ese proveedor se cayó.

Lo que se sabe del incidente

La caída empezó el jueves con Outlook y Teams. Doug Madory, de Kentik, observó que el tráfico volvía tras unas 18 horas, según recogió TechCrunch.

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Microsoft habló de «un gran número de servidores inesperadamente no disponibles» y aseguró que no había pruebas de actividad maliciosa. La causa concreta sigue sin explicarse. La compañía ha prometido publicar un informe con la causa raíz cuando todo esté resuelto.

No es el primer incidente largo del año. La última caída grave, en septiembre de 2026, duró días, y Microsoft la atribuyó a un problema de «configuración central de autenticación». Con dos episodios así en pocos meses, la caída del proveedor de correo pasa a ser un escenario que se planifica, igual que un corte de luz o de internet en la oficina.

Cómo salieron del paso otros

Los efectos llegaron más allá de las oficinas. La Asociación Nacional de Farmacias del Reino Unido advirtió de que los problemas de correo podían retrasar algunas recetas. En Japón hubo empresas que volvieron temporalmente al fax.

Lo del fax parece una anécdota, pero resume la situación: quien tenía un canal ajeno a Microsoft siguió trabajando, aunque fuera de forma incómoda. Quien no lo tenía, esperó.

Paso 1: haz inventario de lo que depende de Microsoft

Antes de elegir alternativas hay que saber qué se para exactamente. Recorre los procesos del negocio y anota cuáles dejan de funcionar si la cuenta de Microsoft no responde. En una pyme la lista suele parecerse a esta:

• Correo con clientes y proveedores en Outlook.
• Reuniones y chat interno en Teams.
• Documentos compartidos en OneDrive o SharePoint.
• Acceso a otras aplicaciones con el inicio de sesión de Microsoft.
• Calendario de citas y recordatorios.

El cuarto punto pasa desapercibido con frecuencia. Si el CRM, la herramienta de facturación o el portal de un proveedor se abren con la cuenta de Microsoft, un fallo de autenticación como el de septiembre los bloquea también, aunque estén alojados en otro sitio.

Paso 2: elige un canal de aviso que no dependa del mismo proveedor

El plan B para el equipo tiene que funcionar con otra cuenta, otro proveedor y, si puede ser, otro dispositivo. Sirven un grupo de mensajería de empresa creado de antemano, una lista de teléfonos impresa o un servicio de SMS. Lo que falla es crear el grupo el mismo día de la caída, cuando nadie tiene a mano los números de los demás.

Un ejemplo corto: una gestoría de seis personas abre un grupo de mensajería con los móviles de todo el equipo y fija un mensaje con las instrucciones de emergencia. Quién avisa a los clientes, desde qué teléfono y con qué texto. Ese mensaje se revisa cada trimestre, cuando alguien entra o sale de la plantilla.

Ojo con un límite. Una app de mensajería personal no guarda registro corporativo y encaja mal con la protección de datos de clientes. Úsala para coordinar al equipo y deja fuera de ella los documentos con datos personales.

Paso 3: prepara el aviso a clientes y proveedores

Fuera de la empresa el problema cambia: clientes y proveedores siguen escribiendo a la dirección de siempre y no reciben respuesta. Algunas medidas sencillas:

• Tener exportada fuera de Microsoft la lista de contactos principales, con teléfono y correo.
• Dejar redactado un aviso breve para enviar desde una cuenta secundaria o por SMS.
• Publicar ese aviso en la web o en las redes del negocio, que no pasan por Outlook.

Lo que no funciona bien es cambiar los registros MX del dominio a otro proveedor de correo en mitad de la caída. La propagación tarda, los mensajes acaban repartidos entre dos buzones y luego hay que reconciliarlos a mano. Si quieres un correo de respaldo con el mismo dominio, configúralo y pruébalo con calma junto a quien gestione tu dominio, antes de necesitarlo.

Paso 4: guarda copia de lo que no puede esperar 18 horas

Hay documentos sin los que no se trabaja ni un día: los pedidos pendientes, los contratos en curso, la plantilla de facturas. Una copia sincronizada en local o en otro servicio permite seguir con ellos aunque OneDrive no responda. Revisa también los permisos de esa copia, porque duplicar archivos duplica el riesgo si caen en manos equivocadas.

El mismo plan sirve si el problema es un ataque

Microsoft descartó actividad maliciosa en esta caída. Aun así, un canal alternativo y unas copias fuera del sistema principal son lo primero que se echa en falta tras un ransomware. Otro artículo de wwwhatsnew recoge cómo la IA está acortando esos ataques. Sysdig detectó a un único atacante que usó agentes de IA para automatizar la mayor parte de uno, y en ese caso el agente llegó a reescribir el código en 31 segundos. Sygnia describe a otro atacante solitario que comprimió en 72 horas un ataque que normalmente habría llevado semanas.

SentinelOne matiza que los modelos «están acelerando el ciclo del ransomware, no transformándolo de raíz». La recomendación de los investigadores es no entrar en pánico y empezar a prepararse ya, con pasos pequeños. Para el primer nivel de protección de los equipos, la guía de ciberseguridad para proteger tu ordenador repasa lo básico.

Lo que este plan no resuelve

Ningún plan B devuelve el acceso a los correos antiguos ni a los chats de Teams mientras dura la caída. Tampoco impide que los clientes escriban a un buzón que no contesta. Lo que hace es acotar el daño: el equipo sabe a quién avisar, por qué canal y con qué información. Conviene ensayarlo una vez, por ejemplo un viernes por la tarde, simulando que Outlook no abre y comprobando cuánto se tarda en avisar a todos.

Cuando Microsoft publique el informe con la causa raíz, merece la pena leerlo para ver si el fallo afecta a algo que usas.

El grupo de emergencia se puede crear hoy.

Fuentes: Microsoft recupera sus servicios tras una caída global que dejó a millones sin correo durante casi un día, WWWhatsnew; La IA rebaja la barrera del ransomware: ya no hacen falta conocimientos técnicos para montar un ataque, WWWhatsnew.