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Utilizar los servicios de Google Apps con un dominio y logo personalizados (incluye Gmail, Google Calendars, Google Docs, etc.)

Google Apps nos permite integrar los conocidos servicios online de Google en cuentas manejadas por nuestra empresa o agrupación, con una versión gratuita y una versión de pago. La versión gratuita permite conocer ampliamente el servicio, ofreciendo mas de 70 aplicaciones Google para activar y permitiendo generar 50 usuarios dentro de nuestro dominio activado. Estas cuentas podrán interactuar entre sí con gran facilidad.

Este tutorial los guiará en el proceso de abrir una cuenta de Google Apps utilizando un dominio personalizado (en nuestro caso utilizaremos summarg.com) que les permitirá la creación de cuentas @sudominio.com dentro del entorno de Google. Podrán generar cuentas con acceso a Gmail, Google Docs, Google Calendar, etc. Las mismas se interrelacionarán y estarán bajo el control del administrador general de la cuenta. El ingreso a determinados servicios podrá efectuarse directamente desde el dominio particular, como por ejemplo el acceso al servicio de Gmail para SummArg es mail.summarg.com:

Activar el servicio de Google Apps es simple y tiene incorporado un asistente que nos guía en el proceso. Sin embargo existen pasos relacionados con el dominio y el manejo de las cuentas de mails que pueden tornarse dificultosos dependiendo del tipo de accesos y soporte que nos ofrezca nuestro hosting. En nuestro caso utilizamos el panel DirectAdmin que nos ofrece GrupoInto. Para otros servicios de hosting internacionales Google ofrece algunas guías de ayuda y para quienes no encuentren una guía adecuada en ese paso, podrán enviar un ticket indicando específicamente la configuración que desean cambiar.

 

Primer paso: Activar la cuenta

Nos dirigimos directamente a la versión gratuita del servicio ubicada en google.com/apps/intl/es/group/index.html y comenzamos el registro.

 

Introducimos nuestro dominio.

 

En el formulario siguiente solicitará datos personales del administrador y de la entidad a registrar.

 

En el último paso del formulario de registro nos solicitará que generemos la primer cuenta. En nuestro caso es una cuenta existente a la que delegaremos el privilegio de administrador, pero pueden nombrar una cuenta inexistente y la misma será generada.

 

Finalmente ingresamos por primera vez al panel de administración de nuestra cuenta en Google Apps. En el recuadro naranja veremos el asistente que nos será de gran ayuda para la configuración general.

 

Lo primero que solicitará el asistente para continuar es que se verifique que eres titular del dominio. Generalmente la forma mas simple de lograrlo es subiendo un archivo al raíz de nuestro dominio tal como se detalla a continuación.

 

Paso 2: Personalizar la URL de nuestros servicios

Desde el panel de administrador de Google Apps nos dirigimos a la sección Panel > Correo Electrónico y cambiaremos la URL de nuestro correo.

 

Ingresamos nuestra opción, en nuestro caso queremos poder ingresar desde mail.summarg.com

 

También podemos optar por modificar las URLs de todos los servicios básicos:

 

Paso 3: Cambiar el CNAME

Google nos provee de una guía para el cambio de CNAME en los hostings mas populares. En esa misma sección coloca una herramienta de comprobación del estado del registro CNAME, la cual es muy útil para chequear si impactaron los cambios que efectuamos desde nuestro panel y si posee algún error en el dominio.

 

En nuestro caso utilizaremos Direct Admin para realizar los cambios que Google nos solicita. Puede darse el caso de que otros hostings con este panel no habiliten la funcionalidad requerida a sus clientes, para lo que les recomendamos ponerse en contacto para plantear los cambios que necesitan.

 

 

En la sección de DNS Settings, accesible desde el ícono ubicado en el panel principal arriba marcado, se deberán añadir uno por uno los registros indicados (ej. calendar CNAME ghs.google.com.). Estos se ingresan desde el recuadro marcado en rojo y clickeando en Add. Es importante que, al menos para este panel, no olvidemos el punto detrás del dominio, debiendo ser siempre: ghs.google.com.

 

Ahora necesitamos modificar los valores del email. Desde la misma sección podemos acceder a modificar los registros MX.

 

Cada registro se añade individualmente con los valores otorgados por Google y sin importar el orden.

 

Con todos estos cambios hechos ya podemos utilizar Gmail con nuestro dominio e ingresando desde nuestra URL personalizada. Debemos tener presente que esta nueva configuración puede demorar en quedar activada.

 

Paso 4: Personalizar la apariencia, añadir el logo de nuestra empresa.

Desde el panel de administrador nos dirigimos a Personalización del dominio > Apariencia y subimos nuestra imagen. Es acotado lo que podemos modificar del aspecto del servicio en general, pero es suficiente para lograr una personalización del servicio y ayudar a que fácilmente se identifique nuestra cuenta.

Las imágenes subidas pueden demorar en verse aplicadas a todos los servicios activados.

 

Paso 5: Crear usuarios y activar más servicios

Por defecto sólo tenemos activados 6 servicios, podemos activar (sin ningún costo) 64 servicios mas. Esta modalidad nos otorga cierto control sobre el uso que le darán a nuestras cuentas los nuevos miembros.

Para activar nuevos usuarios y nuevos servicios debemos ir a Organización y Usuarios > Servicios o Usuarios.

 

En resumen, Google Apps es un excelente punto de partida para manejar diversos aspectos de la comunicación de un equipo de trabajo en la nube sin perder la identidad de la empresa y con todas las ventajas de utilizar servicios bien conocidos por todos.

 

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  1. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Google Apps nos permite integrar los conocidos servicios online de Google en cuentas manejadas por nuestra empresa o agrupación, con una versión gratuita y una versión de pago. La versión gratuita permite conocer ampliamente …..

  2. ¿aal personalizar los servicios con el logo se modifica el dominio o solo se personaliza los servicios como gmail y correos?

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