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05/08/2011

¿Cómo aumentar nuestra productividad y hacer crecer un emprendimiento?

Pasar de hacer algunos freelos cada tanto a poder vivir de lo que a uno le gusta, no es fácil. Requiere de más disciplina, esfuerzo y sacrificio que ser un empleado en donde un jefe nos trae los clientes ya preparados y sólo debemos dedicarnos a programar-diseñar.

El trabajador independiente necesita cumplir con muchas funciones “extra” que el empleado no. Debe organizarse su propia agenda, resolver problemas fiscales, realizar trámites de todo tipo y además cumplir con los clientes (¡y salir a buscar nuevos!). La vida de un emprendedor puede ser sumamente estresante, pero si aumentamos nuestra productividad, podemos completar el trabajo en menos tiempo, utilizar tiempo para hacer crecer al proyecto y ganar tiempo libre para disfrutar.

Ofrecemos tips que van desde lo estrictamente laboral hasta cómo llevar un estilo de vida mas sano.

Llevar una lista de tareas y una agenda.

Puede ser en papel, un software en tu notebook, en tu móvil o una app. en la nube. Pero resulta indispensable tener una agenda con todas las reuniones y eventos, y por otra parte listas de tareas diarias (to-do lists) con las prioridades de cada una particularmente y las descripciones pertinentes. Existen infinidad de aplicaciones para descargar o para utilizar online, algunas gratuitas y otras pagas. Vale la pena probar cuál es la que mejor se adapta a nuestra forma de trabajar, ya que optimizaremos nuestro tiempo enormemente con estas ayudas.

Acomodar los horarios de modo profesional y realista.

Uno puede proponerse trabajar 8 horas consecutivas durante toda la madrugada para entregar un determinado trabajo (frecuente en los mas jóvenes), pero la verdad es que el mismo trabajo puede salir mucho mejor si dedicamos dos horas diarias durante cuatro días y esto se debe a que:

  • Tendremos más tiempo para pensar en cómo resolver determinados problemas. Muchas buenas ideas vienen a nosotros cuando estamos en la ducha, o en una caminata, en el gimnasio o leyendo nuestro Reader.
  • Nuestra capacidad de concentración disminuye después de determinada cantidad de horas de trabajo. Los descansos son muy necesarios para mantener nuestra efectividad y debemos fraccionar el tiempo de trabajo en bloques de una hora aproximadamente.
  • Podremos consultar al cliente con anticipación. Algunos problemas que se nos presentan encuentran una solución luego de una charla con el cliente, quién nos puede indicar que camino desea tomar o ante el problema encontrado plantea un cambio de rumbo para determinada sección. Para esto necesitamos tener el trabajo en marcha varios días antes de la entrega del proyecto. No podemos presentar nuestras inquietudes o problemas el mismo día de la entrega (no es serio).

Además necesitamos armar una rutina con horarios que nos permita estar disponibles para atender clientes en horarios comerciales (de 9 a 18hs o el que especifiques). Dormir hasta tarde, por quedarnos trabajando toda la noche, nos hará perder varios llamados telefónicos y nos hará perder seriedad y confiabilidad.

Construir una imagen corporativa lo más completa posible.

La mayoría de los profesionales independientes comienzan con escasos recursos, pero hay pequeñas inversiones que rinden grandes frutos para construir nuestra empresa:

  • Un sitio web con dominio propio. Sólo con 4 o 5 páginas puede ser más que suficiente para explicar de que va nuestro proyecto y cómo contactarnos.
  • Emails @tudominio.com, una firma automática con nuestro logo y datos de contacto. Es importante que figure un teléfono en donde pueda ubicarnos en caso de ser necesario, tanto para re-programar reuniones como para poder efectuar alguna otra consulta. Si ofrecemos servicios, debemos ser accesibles.
  • Tarjetas personales.
  • Brochure. Siempre es buena idea tener una carpeta prolija, impresa, con una descripción de nuestros servicios, un breve portfolio y nuestros datos de contacto. Es decir, el mismo contenido que un website pero para entregar en mano. Es una atención que nos servirá para la primer visita a cada potencial cliente grande.
  • Presupuestos, cartas, formularios, etc. con encabezado personalizado. Al encabezado y al pié de página debemos colocarle nuestro logo y datos de contacto.
  • Talonario de facturas y de recibo con logo y datos de contacto. Si bien los monotributistas o autónomos están registrados con su nombre y apellido, en el talonario de facturas está permitido imprimir un logo y nombre de fantasía de nuestra empresa. Consulten con su imprenta amiga para mayor asesoramiento.

Automatizar la mayor cantidad de tareas posibles.

Hoy en día se pueden automatizar determinados procesos de diferentes maneras. El objetivo es ganar tiempo y minimizar cualquier error que pueda surgir de la gestión humana. Por ejemplo, podemos:

  • Colocar nuestras facturas para que se paguen por débito automático desde nuestra cuenta. Es buena oportunidad para conocer a fondo las herramientas online que ofrece tu banco, ya que podrás cobrar vía transferencia bancaria a tus clientes así como podrás efectuar pagos por esa vía.
  • Utilizar una aplicación como ClientExec o WHMCS para gestionar el cobro automatizado a nuestros clientes y los tickets de soporte técnico. Funciona con varios métodos de pago, incluyendo algunos muy accesibles para Argentina, y puede comprarse la licencia por USD 250 o pagar mes a mes USD 15.95 (ideal para probar su funcionamiento).

También podemos tener guardados documentos “base” como ser presupuestos, formas de trabajo, cartas de presentación, cartas de recordatorio de deuda, etc.  Cada uno con campos para completar y personalizar cada vez que tengamos que utilizarlos. De este modo nos ahorramos una parte del trabajo cada vez que necesitemos redactar un documento.

La capacitación constante es un must do.

Es la única forma de mejorar un producto/servicio/empresa. Si viven en una ciudad con mucha oferta de cursos y seminarios, deben mantenerse al día suscribiéndose a los newsletters de los organizadores para poder aprovecharlos. La inversión de tiempo y dinero se verá reflejada en una mejora de en los servicios que ofrecen y, eventualmente, en la posibilidad de aumentar los honorarios por ellos.

También resulta indispensable tener un buen manejo de algún lector de feeds, siendo uno de los mas populares Google Reader. En gran cantidad de blogs se comparte información sobre recursos gratuitos o pagos, tutoriales de todo tipo, noticias con las últimas novedades e incluso blogs con tips para profesionales independientes como nosotros. Si saben elegir los blogs a los que seguir, pronto descubrirán que es una fuente de soluciones a problemas que se nos presentan constantemente.

 

Tomar los problemas como lo que realmente son: una oportunidad de mejorar algo

Cuando tenemos un problema con un cliente-proveedor tenemos dos opciones: discutir y pugnar por ver quién tiene la razón, o tomarlo como un reto para mejorar nuestra capacidad de comunicación y persuasión. Antes de discutir con velocidad a un planteo algo agresivo por parte de un cliente, es recomendable tomarse un tiempo para pensar bien el asunto e incluso consultarlo con colegas. De este modo comenzamos a tener un manejo mas controlado y elaborado de nuestra comunicación en general y evitamos perder clientes innecesariamente.

Cuando nuestro problema es abstracto, relacionado con programación o con la tarea puntual que debemos ejecutar, el objetivo de aprendizaje es mas claro.

  • Podemos optar por rendirnos y rechazar el trabajo, lo que nos lleva a replantear el porqué lo tomamos en primer lugar. ¿Erramos al tomar el trabajo o simplemente nos vimos superados y no supimos como adecuarnos al reto? Es necesario evaluar cuidadosamente el asunto para que no se vuelva a repetir o para elaborar un plan de acción la próxima vez
  • Podemos tercerizar. Alguien más especializado que nosotros podrá resolver el asunto en poco tiempo y mucho mejor que nosotros. La experiencia servirá para estrechar vínculos con ese profesional o estudio, para obtener mejores precios de ellos en un futuro, para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes y para hacer un uso inteligente de nuestros recursos.
  • Podemos aprender. A veces es necesario tomarse un tiempo para contratar un curso online sobre el tema y aprender a resolver el asunto por uno mismo. Al fin y al cabo forma parte de nuestra capacitación permanente y es un tema a atender constantemente.

 

Dedicarse una hora al cuidado del cuerpo.

Realizar una actividad física resulta indispensable para la salud. La actividad física nos ayuda a liberar toxinas, nos fortalece, mejora nuestro ánimo, nos ayuda a descansar mejor y nos predispone a mejorar nuestra concentración y energía para enfrentar nuestra jornada laboral.

Una hora todos los días puede parecer mucho, pero cada uno es libre de armarse una rutina que se adapte a sus gustos y posibilidades. Por ejemplo, pueden salir a correr media hora, caminar veinte minutos y los diez restantes dedicarse a hacer algunos ejercicios de fuerza básicos y estiramiento. Se puede intercalar asistiendo dos veces a la semana a un gimnasio a realizar una actividad con profesor.

Incluso se encontrarán con gimnasios virtuales que por una tarifa nos otorgan acceso a videos con rutinas de ejercicios adecuadas para lo que solicitemos. Claro que también existen miles de videos en YouTube con ejercicios de todo tipo, aunque no nos parece lo mas recomendable para quienes trabajan todo el día frente a la PC. Esta hora de ejercicios es una buena oportunidad para pasar tiempo lejos de cualquier pantalla.

El primer mes ya notarán cambios importantes no sólo en el cuerpo, sino en la capacidad de concentración en el trabajo.

Nota: Los fumadores deben aprovechar esta rutina para dejar el cigarrillo. La cantidad de males que acarrea merece un sitio web completo, pero ateniéndonos estrictamente a los temas que tocamos en esta nota, el dejar de fumar casi inmediatamente trae mejoras en la calidad del sueño, en la capacidad de concentración (mejora en la oxigenación de la sangre que llega al cerebro) y en la resistencia aeróbica al hacer ejercicios.

Rodearse de buenas compañías.

La gente negativa nos resta motivación, o nos “chupa energía”, o nos quita las ganas de embarcarnos en un nuevo proyecto. A veces esa gente se auto-define como realista, pero si observamos con detenimiento la traza de sus vidas, encontramos que nunca tuvieron el coraje de introducir cambios importantes y positivos en su vida. Esas personas son fácilmente identificables por criticar todo lo que los rodean, por poner un “pero” a cualquier sueño que comentamos en voz alta, y son víctimas de su vida en lugar de ser los protagonistas de la misma. Luego de compartir un café con este tipo de personalidades, no tenemos ninguna idea nueva ni ganas de mucho. Seguramente ya se les vinieron algunos nombres a la mente, no?

Quienes trabajan de forma independiente no pueden darse el lujo de desperdiciar tiempo en algo que no los nutre y que, además, puede quitarle las ganas de todo. Uno depende enteramente de sí mismo, así que debe estar en constante movimiento, generando cosas nuevas. Resulta fundamental juntarse con gente alegre, positiva, soñadora, o que esté dispuesta a enseñar de su materia. Hay personas que luego de una breve charla de café renuevan nuestra fe en un proyecto o nos ayudan a dar algún giro inesperado. Este es el tipo de personas que queremos para compartir algunos ratos.

Nota: Si no conocen gente que les deje cosas positivas, al asistir a un gimnasio o a cursos (como recomendamos anteriormente) van a encontrarse con nuevos círculos de gente en donde seguramente puedan encontrar un cambio favorable en los temas de conversación frecuentes.

 

Mejorar el combustible de nuestro cuerpo

“Somos lo que comemos”. Una mala alimentación termina por traernos diversos problemas a la salud, que van desde pequeñas molestias digestivas a toda gama de enfermedades que abarcan los órganos del aparato digestivo, el corazón y el sistema circulatorio en general, etc. Cualquier enfermedad que padezcamos por tener malos hábitos alimenticios, son contratiempos que pudimos evitar y no lo hicimos.

Podemos tomar las riendas y minimizar esta clase de molestias informándonos un poco, y otro poco haciendo caso al sentido común. Nos ahorraremos atrasos en el trabajo y/o trabajar en malas condiciones de salud así como facturas del médico y la farmacia.

Nota: Quienes tienen sobrepeso notan una mejoría increíble en su rendimiento laboral ya con bajar los primeros kilos. Hoy en día existen muchos métodos para perder peso, sólo falta hacer consultas con el médico para decidirse por una y empezar a disfrutar mas.

 

Aprender a generar nuevos hábitos

Generalmente cuando uno habla de disciplina, mucha gente joven instantáneamente piensa en un régimen militar o en tareas que a uno le desagradan hacer pero que forzosamente debe realizarlas. ¡Nada mas alejado de la realidad!

Disciplina es la capacidad de ser creativos a la hora de instaurar hábitos positivos en nuestras vidas. La clave radica en formular un cambio por vez, teniendo muy en claro los beneficios que se obtendrán y sostener el esfuerzo por el lapso de un mes. Una vez pasado este tiempo generalmente el hábito ya no requiere de esfuerzo puesto que se hace carne, queda incorporado en nosotros y lo ejecutamos de modo casi automático.

Existen muchos blogs que hablan de este tema. Mi favorito es Zenhabits en donde encontrarán varios temas referidos a mejorar la calidad de vida.

 

Vivir la vida

Aumentar la productividad no debe llevarnos a parecer robots. La idea de crecer laboralmente debe estar supeditada a tener una mejor calidad de vida, lo cual no significa necesariamente tener un auto más moderno o una casa más grande, aunque es lo que la mayoría deseamos. Sino que debe estar orientada a sentirnos cada día mejor con nuestro trabajo, disfrutarlo más. Y disfrutar más de nuestra vida, de nuestros ratos libres, de la actividad física y de las buenas compañías. Al fin y al cabo life is what happens to you when you are busy making other plans (la vida es lo que te ocurre cuando estás ocupado haciendo otros planes, John Lennon), no desperdicies tu tiempo.

Un último tip pequeño: Generen el hábito de analizar mensualmente los cambios que experimentan y evaluar qué cosas nuevas pueden intentar para mejorar.

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  1. Excelente post! realmente es muy importante para todos los que somos emprendedores el tema del ” tiempo” ya que, si nos sabemos administrarlo perjudica nuestro trabajo, es muy valido también el echo de dedicar un tiempo por dia a la salud, yo desde que hago deporte ( 45 min aprox) por día me siento mucho mejor y rindo mas laboralmente.Exitos! saludos desde Mar del Plata.

  2. Nekko

    Gracias Cesar!!

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