Filtros para emails – Parte I

¿Tu bandeja de entrada es un desastre? ¿Te gustaría organizar tus correos electrónicos de forma eficiente? ¡Este artículo es para vos!

Este será el primero de una serie de artículos  que iremos publicando en el portal, a través de los cuales ofreceremos una detallada explicación de cómo configurar los filtros o reglas, en los servicios de correos electrónicos comunmente más utilizados (Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook, Thunderbird).

¿Qué es un filtro / regla?

Basicamente, es un criterio o un conjunto de criterios de aplicación, por los cuales se regirán los diferentes correos electrónicos recibidos. Por ejemplo, determinar que automáticamente todos los correos recibidos que contengan archivos adjuntos sean almacenados en una bandeja independiente, o bien que los que tengan determiando tipo de contenidos sean eliminados, marcados como spam, reenviados, etc.-

¿Cómo configurar estos filtros?

Cada servicio de correo electrónico, e incluso cada programa que podamos utilizar para procesar y organizar nuestros emails, tiene su propio sistema de filtros. Razón por la cual, iremos analizando -como dijimos- cada uno de éstos por separado, limitándonos a los utilizados más frecuentemente.

El primero del cual vamos a hablar, es el sistema de correo de Google, el famoso Gmail. Que es uno de los que más jugo le saca a este sistema de filtros y reglas.

Para crear un filtro de correo en la plataforma de Gmail, deberemos hacer click sobre el botón Crear Filtro en la pantalla principal del correo, ubicado junto a la ventana de búsqueda, como se puede apreciar en la imagen siguiente.

Luego, nos va a aparecer una pantalla en donde podemos ingresar los criterios del filtro:

Los filtros de Gmail nos dejan poner varias operaciones booleanas interesantes, es decir, como se ve en el ejemplo, filtra los mails que hayan llegado de nuestro contacto “Fulano de Tal”, o del mail “probando@gmail.com”.

Las operaciones que podemos usar son | o OR para la operación lógica O, por ejemplo email@gmail.com OR email@hotmail.com tomaría en cuenta los mails provenientes de email@gmail.com y los que vengan de email@hotmail.com (es decir, si cumple un criterio O el otro, entra dentro del filtro); - para el negador, por ejemplo -”email@gmail.com” tendría en cuenta todos los mensajes salvo los que provienen de ese mail. Otra cosa que podemos usar, son comodines (asteriscos, wildcards en inglés) para lograr cosas como *@youtube.com, lo cual encontraría todos los mails que vienen de youtube. También podemos usar paréntesis para separar las cosas y lograr una mayor personalización en la búsqueda. Existen en internet varias páginas que hablan sobre cómo configurar filtros y búsquedas eficientes en Gmail.

Tenemos para completar los campos: “De, Para”, en donde especificaremos los destinatarios y remitentes de cada mail, En Asunto especificaremos qué tiene que buscar en el asunto del mail. Podemos buscar en el cuerpo del mensaje, especificando el campo Contiene las Palabras o el No contiene según necesitemos.

Aquí podemos ir haciendo búsquedas de prueba, para ver qué es lo que se está filtrando, una vez vemos que nuestro filtro encaja con lo que queremos, pasamos a la siguiente etapa.

En la pantalla final elegimos las acciones que queremos tomar,  podemos sacarlo de la bandeja de entrada, etiquetarlo como querramos, ponerlo en spam, borrarlo o reenviarlo. Además, nos da la opción de aplicar esas acciones a los mails que ya hemos recibido en nuestra bandeja de entrada, los cuales entran dentro del filtro. Para hacer esto, debemos seleccionar la opción “Aplicar también a las N conversaciones siguiente”

En nuestra opinión, Gmail es el que más permite customizar las búsquedas, podemos ampliar esto en la Ayuda de Gmail, o buscando información en Google al respecto.